5 Randvoorwaarden

Veel onderwijsvernieuwingen blijken in de praktijk te mislukken. Dat geldt ook voor onderwijsvernieuwingen waarbij portfolio’s in het onderwijs worden geïntroduceerd. Ook wanneer de doelen van het vernieuwde onderwijs de moeite waard zijn en de leeromgeving waarmee men die doelen wil realiseren goed is uitgewerkt, valt het resultaat soms tegen. Er zijn dan ook meer factoren aan te wijzen dan alleen inhoudelijke, die bepalend zijn voor succes of mislukking. Die factoren kunnen worden beschouwd als de randvoorwaarden voor succesvol onderwijs.
Onze ervaring met het werken met elektronische portfolio’s is dat er aan ten minste drie groepen randvoorwaarden aandacht moet worden besteed:

5.1 randvoorwaarden rond mensen
       5.1.1 Docenten
                    Draagvlak
                    Wat moet een docent kunnen?
       5.1.2 Studenten
                    Draagvlak
                    Wat moet een student kunnen?
5.2 randvoorwaarden rond het management
                    Visie
                    Veranderingsmanagement
5.3 randvoorwaarden rond infrastructuur
                    Ondersteuning
                    Apparatuur
                    Software
                    Beheer

5.1 Randvoorwaarden rond mensen

5.1.1 Docenten

De rol van de docent is cruciaal bij onderwijsvernieuwing (Hargreaves e.a. 1998), dus ook bij vernieuwingen waarbij portfolio’s een rol spelen. Binnen de meeste opleidingen zijn de docenten degenen die de leeromgeving vormgeven. Bovendien vormen zij over het algemeen het gezicht van de opleiding naar de studenten.

De mate waarin docenten het belang zien van onderwijsvernieuwingen en bereid zijn daar tijd en energie in te steken is daarom doorslaggevend voor de slaagkans ervan. Docenten moeten de onderwijsvernieuwing niet alleen ondersteunen, maar ook voldoende competent zijn om binnen dat vernieuwde onderwijs te kunnen werken.

Hieronder gaan we verder in op het draagvlak onder docenten voor onderwijsvernieuwing in het algemeen en voor het gebruik van portfolio’s in het bijzonder, en op competenties die van docenten worden gevraagd bij het werken met portfolio’s.

Draagvlak

Voor het draagvlak van een onderwijsvernieuwing onder docenten is een eerste voorwaarde dat zij het belang van de vernieuwing onderschrijven voor de kwaliteit van het onderwijs.

Docenten kunnen zich laten overtuigen door een goed en visionair verhaal over bijvoorbeeld het belang van de ontwikkeling van competenties of vaardigheden voor bijvoorbeeld de positie van de afgestudeerden op de arbeidsmarkt. Wanneer portfolio’s als een logisch instrument naar voren komen in discussies over hoe dat te realiseren, mag het werken ermee op draagvlak bij docenten rekenen.

Het kan ook zijn dat de vernieuwing een concreet probleem oplost waarmee docenten geconfronteerd worden. Zij vinden het bijvoorbeeld moeilijk om met de bestaande beoordelingsinstrumenten competenties te beoordelen en zien het werken met portfolio’s als een mogelijke oplossing voor dat probleem.

Een tweede voorwaarde voor draagvlak is dat vernieuwing past binnen de cultuur van de opleiding. Zo hebben veel opleidingen een onderwijstraditie waarbinnen de nadruk wordt gelegd op kennis en veel minder op de ontwikkeling van competenties of vaardigheden. De introductie van onderwijs waarbinnen portfolio’s worden gebruikt, betekent dat docenten meer aandacht moeten besteden aan het begeleiden van studenten en dat er minder ruimte is voor theoretische instructie. Dat vraagt van docenten een andere invulling van hun rol: van vakinhoudelijk expert naar begeleider. Die rolwisseling moet wel acceptabel voor ze zijn.

Een derde voorwaarde voor draagvlak is eigenaarschap van de onderwijsvernieuwing. Daarvoor is het van belang om docenten al in een vroeg stadium bij de besluitvorming en onderwijsontwikkeling te betrekken. Het moet niet alleen ook hun probleem zijn dat met het werken met portfolio’s wordt opgelost, maar de keuze voor portfolio’s moet ook gevoeld worden als hun oplossing. Ze moeten met andere woorden eigenaar zijn van de onderwijsvernieuwing. Anders is het risico groot dat een instrument als portfolio wordt gezien als een door externe consultants of onderwijskundigen achter het bureau omarmde modegril. Docenten die vanuit hun eigen professionaliteit zelf de keuze hebben gemaakt voor een instrument, zullen eerder bereid zijn om zelf oplossingen te zoeken voor de onvermijdelijke (technische) ontwerpfouten en –foutjes.

Wat moet een docent kunnen?

In het hoofdstuk Werken met portfolio’s omschreven we twee rollen die docenten vervullen: die van begeleider en beoordelaar.

Het begeleiden van studenten die aan een portfolio werken vraagt een aantal specifieke competenties. Uniek aan werken met een portfolio is dat van studenten wordt gevraagd om verbanden te leggen tussen materiaal, ervaringen, competenties en profiel (zie de figuren 4.2 en 4.3). Begeleiders kunnen studenten hierbij helpen door hen enerzijds te stimuleren algemene uitspraken concreet te maken en te onderbouwen (van abstract naar concreet). Ook kunnen begeleiders studenten helpen bij het herkennen van patronen aan de hand van materiaal en ervaringen en het op basis daarvan uitspraken doen over hun competenties of vaardigheden en profiel (van concreet naar abstract). Van begeleiders wordt bovendien gevraagd dat ze studenten kunnen helpen bij het identificeren van hun leerpunten en bij het kiezen van omgevingen waarin aan die punten gewerkt kan worden. Daarvoor moeten de begeleiders goed zicht hebben op geschikte leer-werkplekken en moeten ze weten waar in de opleiding wat geleerd kan worden.

Competenties als begeleider kunnen net als andere competenties ontwikkeld worden. Daarbij geldt voor het leren van begeleiders hetzelfde principe als voor het leren van studenten: leren van ervaringen en daar lessen voor vervolgstappen uit trekken. Het is zinvol om begeleiders te vragen zelf een portfolio samen te stellen tijdens zo’n ontwikkelingstraject (zie ook paragraaf 5.1). Bijkomend voordeel is dat ze dan aan den lijve ervaren welke problemen zich voordoen bij het samenstellen van een portfolio. Ze zijn daardoor beter in staat om praktische vragen van studenten te beantwoorden.

Niet alle docenten zullen bij het begeleiden van portfolio’s betrokken zijn. Het is wel belangrijk dat ze allemaal op de hoogte zijn van wat een portfolio is en wat het werken aan een portfolio betekent. Bij bepaalde activiteiten of resultaten kunnen ze dan relaties leggen naar de portfolio’s van studenten en gerichte feedback leveren die studenten in hun portfolio kunnen opnemen.

Box 5.1 Portfolio voor medewerkers

Het begeleiden van studenten bij hun portfolio’s is een competentie op zich. Net als andere competenties is ook deze competentie te leren. Een van de manieren waarop een docent kan leren hoe hij een portfolio kan begeleiden is door zelf een portfolio samen te stellen.

Wanneer een opleiding van zijn medewerkers vraagt om een portfolio samen te stellen is het belangrijk dat het portfolio (ook) voor de medewerkers die er niet direct met studenten aan werken een duidelijke functie heeft. Een (verstrekkende) mogelijkheid daarvoor is het portfolio een rol te geven in functionerings- of beoordelingsgesprekken. Een andere optie is dat docenten gezamenlijk een portfolio opbouwen over hun onderwijs. Het portfolio kan dan functioneren als een instrument voor kwaliteitszorg.

 

Docenten treden ook op als beoordelaar. In de paragraaf over beoordelen schreven we dat het verstandig is om hen terdege op die rol voor te bereiden. Ze moeten in ieder geval een vergelijkbare invulling geven aan de te beoordelen competenties of vaardigheden. Bovendien moeten ze dezelfde cesuur hanteren bij de beslissing of ze vinden dat de student aan de norm heeft voldaan.

Als dat enigszins mogelijk is, is het daarom verstandig beoordelaars te betrekken bij het onder woorden brengen van de beoordelingscriteria en de normen daarbij. Ze kunnen bijvoorbeeld uitgenodigd worden mee te denken over de invulling van beoordelingsrubrieken (zie box 4.6).

Vervolgens is het verstandig om de normen verder aan te scherpen door gezamenlijk een aantal portfolio’s te bekijken en de beoordelingen daarvan onderling te vergelijken.

5.1.2 Studenten

Net als docenten moeten studenten bereid en in staat zijn om met en aan een elektronisch portfolio te werken. Hieronder gaan we in op een aantal factoren, dat daarvoor van belang is.

Draagvlak

Het werken met portfolio’s vraagt van studenten een substantiële investering in tijd en energie. Ze zullen daartoe alleen bereid zijn als tegenover die inspanning studiepunten staan of als ze er anderszins baat bij hebben. In het laatste geval zal het portfolio ten minste besproken moeten worden, anders is het voor studenten zeer demotiverend. Dat betekent dat bij de introductie van portfolio’s in het onderwijs altijd voldoende begeleidingstijd beschikbaar moet zijn om het portfolio te bespreken op een manier die recht doet aan de geleverde inspanning.

Daarnaast is een voorwaarde voor draagvlak dat het voor studenten volkomen helder is waarom met een portfolio wordt gewerkt, wat een portfolio nu eigenlijk is en wat het werken met een portfolio betekent (vergelijk ook Wade & Yarbrough, 1996). De ervaring leert dat studenten snel denken te snappen wat een portfolio is. Wanneer zij er vervolgens mee aan het werk gaan, komen er praktische, maar ook conceptuele vragen naar boven. Goede instructies, en vooral voorbeelden, zijn cruciaal voor het beantwoorden van dergelijke vragen. Daarnaast blijkt het werken met metaforen en analogieën productief te werken (zie voor een voorbeeld box 5.2).

Studenten zijn beter te overtuigen van het nut van het werken met portfolio’s wanneer ze bijvoorbeeld van ouderejaars of van studenten uit andere opleidingen horen wat ze aan het werken met portfolio’s hebben gehad.

De wijze van aanspreken van studenten kan ook consequenties hebben voor het draagvlak. Studenten die aan portfolio’s werken krijgen relatief veel verantwoordelijkheid voor het zichtbaar maken en plannen van het eigen leerproces en voor het aantonen van het resultaat daarvan. Wanneer ze op een schoolse manier worden aangesproken, is te verwachten dat zij zich daar naar zullen gaan gedragen. Worden ze echter aangesproken als jonge professionals of academici, dan is de kans ook groot dat ze de vereiste zelfstandigheid en verantwoordelijkheid zullen vertonen.

Een laatste manier om het draagvlak voor het werken met een portfolio onder studenten te vergroten is hen te wijzen op nevendoelen die met het portfolio gerealiseerd kunnen worden. Voorbeelden van nevendoelen zijn het gebruik van het portfolio als toolbox (zie box 5.3), het gebruik van het portfolio om je als student te presenteren op de arbeidsmarkt en de bijdrage die het werken aan een elektronisch portfolio kan leveren aan het vergroten van de ICT-vaardigheden van studenten.

Box 5.2 – Sollicitatiemetafoor bij instructie van studenten. Fragment uit de portfoliohandleiding van de UU-lerarenopleiding

Wanneer je solliciteert naar een nieuwe functie die bijvoorbeeld in de krant stond, zul je in de meeste gevallen een sollicitatiebrief en een curriculum vitae opsturen.

In je curriculum vitae laat je zien wat je ervaring is: wat je al in huis hebt. In je brief geef je aan waarom je de functie ambieert en hoe wat jij in huis hebt zich verhoudt tot de functie-eisen uit de advertentietekst. Vaak geef je in het sollicitatiegesprek een aantal referenties: personen met wie je gewerkt hebt en die kunnen bevestigen wat jij in je brief en curriculum vitae hebt opgeschreven.

In essentie lijkt een portfolio wel op een curriculum vitae, brief en referenties uit een sollicitatieprocedure.

Net als in een curriculum vitae beschrijf je in je portfolio wat je allemaal gedaan hebt. Net als in een brief geef je in het portfolio aan in hoeverre je al beschikt over de bekwaamheden die van je gevraagd worden. In een sollicitatiebrief gaat het dan om de functie-eisen, in een portfolio om de bekwaamheden die je aan het einde van de opleiding in huis moet hebben. Verder beschrijf je in een sollicitatiebrief vaak wat voor iemand jij bent en waarom je gemotiveerd bent voor de functie waar je op solliciteert. Dat gebeurt in het portfolio ook. Dat onderdeel noemen we het profiel.

 

Box 5.3 – Toolbox en kennis delen

Aangezien de student het portfolio vult met materialen die een bepaalde waarde vertegenwoordigen, kan het portfolio voor de student de functie van ‘toolbox’ gaan vervullen: zelf ontwikkelde methodieken, checklists, enz. kunnen door de student ook in andere situaties worden ingezet, bijvoorbeeld bij de vervulling van verwante taken. Daarnaast vormen de materialen in het portfolio een waardevolle bron voor kennisdeling met anderen: zelf ontwikkelde methodieken en checklists kunnen ook door medestudenten en toekomstige collega’s worden gebruikt.

Deze functies zijn voor de student – los van de opleiding - van belang: ze versterken de relevantie van het portfolio voor de student als (aankomend) professional.

Wat moet de student kunnen

Om aan een portfolio te kunnen werken, moet de student beschikken over een aantal vaardigheden. Op de eerste plaats over de meta-cognitieve (reflectie)vaardigheden die nodig zijn om het eigen handelen en de eigen ontwikkeling tegen het licht te houden en daaruit lessen te trekken. Op de tweede plaats moet de student voldoende vaardig zijn in het gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ICT) om het portfolio technisch te kunnen realiseren.

Reflectievaardigheden hebben studenten niet vanzelf. Studenten zullen moeten leren om kritisch naar hun eigen handelen te kijken en het planmatig te verbeteren. Studenten kunnen bijvoorbeeld oefenen in het hanteren van de stappen die van belang worden geacht voor reflectie, door met elkaar een kritisch incident in een voorbeeldportfolio te bespreken. Er kan ook gebruik worden gemaakt van oefeningen met reflectie en in het samenstellen van een portfolio. Een voorbeeld is de "life in a bag" oefening. Deze oefening wordt door eerstejaars geneeskundestudenten in Maastricht gedaan ter voorbereiding op het werken met portfolio’s (zie box 5.4).

Het samenstellen van een elektronisch portfolio doet een beroep op de ICT-vaardigheden van studenten. Afhankelijk van het ICT-platform dat wordt gekozen zal de student meer of minder tijd steken in het leren gebruiken van de betreffende programmatuur (‘tools’). Wanneer vaardigheid in het kunnen gebruiken van bepaalde ICT-tools een opleidingsdoel is, kan het bouwen aan een elektronisch portfolio een goede gelegenheid zijn voor het leren werken met ICT.

Box 5.4 - Startoefening: “Life in a bag”

Om op een leuke manier kennis te maken met de grondbeginselen van het samenstellen van een portfolio en tegelijkertijd elkaar beter te leren kennen is de startoefening “life in a bag” ontworpen. Om het nut van een portfolio goed te begrijpen moet je je bewust worden van de drie basisprincipes die er aan ten grondslag liggen. Deze zijn:

  • verzamelen
  • selecteren
  • reflecteren

In de oefening “Life in a bag”’ is de tas een metafoor voor een portfolio, en jouw leven hetgeen waarover je informatie gaat verzamelen. Je hele leven of de dingen die daarin centraal staan passen natuurlijk niet in één tas. Daarom moet je zoeken naar voorwerpen die het meest over jouw persoonlijkheid zeggen.

Opdracht 1: Verzamel vóór de introductiebijeenkomst plaatsvindt 5 voorwerpen die echt iets over jou als persoon zeggen. Zorg dat ze passen in een tas/rugzak, zodat je ze gemakkelijk kunt vervoeren. Wanneer een voorwerp niet in een tas past, zoals een auto of een schilderij, maak er dan een foto van of beschrijf het voorwerp op een briefkaart. Mogelijke voorwerpen zijn: foto’s van familie, vrienden of huisdieren, een boek, een gedicht, diploma’s, voetbalschoenen, sieraden, een brief, een muziekinstrument, een cd, een (sport)kledingstuk, een stethoscoop, hobbyspullen, enzovoorts. Dit zijn slechts suggesties. Zorg dat de dingen die je kiest iets belangrijks zeggen over jou en dat je mondeling kunt toelichten waarom dat zo is. Je bepaalt natuurlijk zelf hoe persoonlijk de dingen zijn die je wilt laten zien aan de groep.

Verzamelen is een onderdeel van het samenstellen van een portfolio. Als het proces hier echter stopt, heb je slechts een verzameling voorwerpen. Je kunt pas spreken over een portfolio, wanneer je na gaat denken over deze verzameling en met een bewust doel voorwerpen gaat selecteren.

Opdracht 2: Selecteer uit de 5 voorwerpen die je hebt meegenomen één voorwerp dat het best de persoon representeert die jij aan anderen, in dit geval je studiegenoten, wilt laten zien. Breng, terwijl je deze keuze maakt, onder woorden waarom je nu juist voor dit voorwerp kiest.

Om doelbewust te kunnen selecteren uit een verzameling voorwerpen moet je nadenken over jezelf als persoon, over hoe anderen je zien en hoe je wílt dat anderen je zien. Dit nadenken noemen we een zelfreflectie en dit bepaalt de meerwaarde van een portfolio. In de vorige opdrachten heb je al te maken gekregen met het hardop denken over jezelf en anderen. Nu moet je nog leren hoe je zo’n reflectie op papier zet.

Opdracht 3: Zet de reflectie die vooraf is gegaan aan de selectie van dat ene voorwerp op papier. Geef in tien zinnen aan waarom je nu juist voor dit voorwerp gekozen hebt om jou te representeren. Bespreek vervolgens wat je op papier hebt gezet met je mentor en de groep.

Een knelpunt kan echter zijn dat een bepaald niveau van ICT-vaardigheid voorwaarde is voor het kunnen samenstellen van een elektronisch portfolio. Beschikt de student niet over die noodzakelijke vaardigheid, dan betekent dit voor hem een belangrijke handicap. Die student zal mogelijk een stevig beroep doen op de beschikbare ondersteuningscapaciteit. In het extreme geval zou het zelfs kunnen betekenen dat hij zijn studie niet kan voltooien omdat het kunnen tonen van een elektronisch portfolio een verplicht onderdeel daarvan vormt. Veel opleidingen staan studenten die het echt niet lukt om een elektronisch portfolio te maken daarom oogluikend toe het toch maar op papier in te leveren.

5.2 Randvoorwaarden rond management

We hopen met dit boek duidelijk te hebben gemaakt dat de keuze voor competentiegericht of vaardighedengericht onderwijs en het werken met een elektronisch portfolio de nodige consequenties heeft.

Veranderingen in de richting van competentie- of vaardighedengericht onderwijs gaan niet vanzelf, maar vragen om managementbeslissingen op verschillende niveaus.

Er zal geïnvesteerd moeten worden in begeleidingstijd en infrastructuur. Er moeten taakstellingen worden geformuleerd en gehandhaafd. Hoe onderwijsvernieuwingen door het management worden ingevuld, gecommuniceerd en gefaciliteerd en hoe wordt omgegaan met weerstanden is van doorslaggevend belang voor het uiteindelijke succes van die vernieuwing (zie Hargreaves e.a., 1998). Hier beperken we ons tot een aantal aandachtspunten dat specifiek is voor het werken met portfolio’s.

Visie

In het eerste hoofdstuk schreven we dat met portfolio’s een beeld kan worden gegeven van de individuele ontwikkeling van de student. In het tweede hoofdstuk gebruikten we een indeling van Elshout-Mohr en Oostdam (2001) om leeromgevingen te typeren. We constateerden dat studenten, in leeromgevingen die als doel hebben bij te dragen aan de ontwikkeling van competenties of vaardigheden, in meer of mindere mate individuele leerroutes doorlopen. Portfolio’s zijn in die leeromgevingen een zinvol instrument om de ontwikkeling van de student te volgen, te begeleiden en eventueel te beoordelen.

Wanneer het gaat om een visie die richting geeft aan onderwijsvernieuwing, zullen de begrippen competentie of vaardigheid altijd sleutelbegrippen zijn in de formulering van doelen. Voor het realiseren van die doelen is ruimte voor individuele ontwikkeling binnen lange leerlijnen een voorwaarde. Portfolio’s zijn daarbij een mogelijk instrument.

Bij de presentatie van een visie die richting geeft aan onderwijsvernieuwing zal de introductie van het portfolio vaak de blikvanger zijn: het is een tastbaar (en populair) instrument binnen een verder voor veel betrokkenen nogal onderwijstheoretisch verhaal. Dit is tegelijkertijd een valkuil: onderwijsvernieuwingen kunnen hun legitimiteit niet ontlenen aan een instrument, maar alleen aan de doelen die ermee worden nagestreefd. Het instrument ontleent vervolgens zijn legitimatie aan de mate waarin het effectief en efficiënt bijdraagt aan het realiseren van deze doelen.

Veranderingsmanagement

De visie die richting geeft aan de onderwijsvernieuwing zal vervolgens worden vertaald naar een opleidingsconcept dat het kader vormt voor de verdere invulling van de onderwijsvernieuwing. In box 5.5 hebben we een aantal aandachtspunten opgenomen dat daarbij van belang is.

Door docenten en studenten te betrekken bij het ontwikkelen van het onderwijsconcept en de operationalisatie ervan naar het onderwijs, wordt draagvlak gecreëerd voor de onderwijsvernieuwing (zie de eerste paragraaf van dit hoofdstuk).

Of de onderwijsvernieuwing op draagvlak kan rekenen, zal ook afhankelijk zijn van het antwoord op de vraag hoeveel tijd docenten en studenten hebben voor het realiseren van de onderwijsvernieuwing en voor de vervulling van hun taken binnen dat vernieuwde onderwijs.

De begeleiding van het werken aan de portfolio’s vraagt van de begeleiders bijvoorbeeld extra inspanningen. Wanneer één mentor jaarlijks met twintig studenten tenminste twee keer hun portfolio wil doorspreken, zal dat hem inclusief voorbereidingstijd al gauw zestig tot honderd uur kosten. Dat vraagt extra middelen of een andere prioriteitsstelling.

In veel gevallen zal ook geïnvesteerd moeten worden in de (ICT-) infrastructuur. Hoewel dergelijke investeringen vaak betrekkelijk marginaal zijn in vergelijking met de personeelskosten, zijn ze wel essentieel om goed met een elektronisch portfolio te kunnen werken.

Ook nadat het vernieuwde onderwijs van start is gegaan, blijft er een rol voor het management. Om signalen van de werkvloer op te vangen kunnen tussentijds evaluaties of reviews worden georganiseerd, waarin de werkwijze en (tussen)resultaten worden verantwoord.

Docenten en studenten worden op die momenten niet alleen geïnformeerd, maar krijgen ook de mogelijkheid om input te leveren. Het succes van de communicatie tussen het management en de werkvloer is afhankelijk van de sfeer. Deze sfeer hangt onder meer af van de mate waarin het management een open oor heeft voor signalen van de werkvloer en bereid is het beleid aan te passen als daarvoor goede argumenten zijn.

Box 5.5 – Aandachtspunten bij het formuleren van een concept voor onderwijs waarbinnen portfolio’s een rol spelen

Opleidingsdoelen

  • Invulling van competentie- of vaardigheidsprofielen
  • Relatie met de eisen die aan studenten gesteld zullen worden na hun afstuderen

Leeromgeving

  • Invulling van de lange leerlijnen die nodig zijn voor de ontwikkeling van competenties of vaardigheden
  • Ruimte voor individuele trajecten voor studenten
  • Aandacht voor de beginsituatie van de student
  • Stimuleren van de eigen verantwoordelijk van de student voor eigen ontwikkeling
  • Ruimte die de student heeft voor eigen keuzes en profilering
  • Nadruk die wordt gelegd op leren in realistische contexten
  • De organisatie van (studieloopbaan)begeleiding
  • Het ontwikkelen van een toetsbeleid
  • De plaats van de toetsing van competenties of vaardigheden in het totale toetsbeleid
  • De instrumenten die gebruikt zullen worden bij begeleiding en beoordeling (zoals portfolio’s)
  • Relatie tussen theoretische en praktische onderdelen van het curriculum
  • De organisatie van het curriculum (PGO, projectonderwijs, modulair, duaal)5.3 Randvoorwaarden rond infrastructuur

5.3 Randvoorwaarden rond infrastructuur

Voor het werken met elektronische portfolio’s is vooral de ICT-infrastructuur relevant. Faculteiten/opleidingen bevinden zich wat betreft ICT-infrastructuur in verschillende startposities. Die startpositie bepaalt in hoeverre succesvol gebruik kan worden gemaakt van elektronische portfolio’s. Een goede inschatting van de startpositie voorkomt frustratie en demotivatie bij zowel docenten, studenten als helpdeskmedewerkers. Een incomplete en slecht functionerende ICT-infrastructuur levert gegarandeerd problemen op met het werken met elektronische portfolio’s. Als de ICT-infrastructuur compleet is en goed functioneert, is dat omgekeerd echter nog geen garantie voor succes.

We onderscheiden een aantal componenten van die ICT-infrastructuur:

  • Ondersteuning - ICT-trainingen, Help-desk;
  • Apparatuur - Computerleerzalen, PC’s voor medewerkers, PC-privéprojecten, laptopproject voor studenten, faciliteiten voor scannen en voor het digitaliseren van videomateriaal;
  • Beschikbare software - Op PC’s en het netwerk, elektronische leeromgevingen, portfolioprogramma’s;
  • Beheer - Beschikbaarheid en toegang tot netwerken, e-mail en webfolders, koppelingen, beveiliging.

Ondersteuning

Bij aanvang van het werken met een elektronisch portfolio krijgen studenten in de meeste gevallen een technische instructie. Hoe uitgebreid die is hangt af van de complexiteit van het systeem dat wordt gebruikt. In de lerarenopleiding van de UU, waarbinnen portfolio’s worden gebouwd, onderhouden en gepubliceerd met de HTML-editor MacroMedia Dreamweaver, krijgen studenten een training in het gebruik van die software van twee dagdelen. Die investering is ook gerechtvaardigd omdat studenten ook geacht worden in hun beroepspraktijk educatieve websites te kunnen vervaardigen.

Bij veel andere opleidingen is dit echter geen opleidingsdoel. De instructie blijft dan in de tijd beperkt en er wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van software die studenten behoren te kennen zoals Microsoft Word, Microsoft Outlook of Quickplace. Vrijwel altijd zijn handleidingen beschikbaar. Meestal wordt de training verzorgd door medewerkers met een ICT-achtergrond, soms wordt die gegeven door de eigen begeleider.

De ervaring leert dat instructie bij de start meestal niet voldoende is, ook daarna is een helpdesk noodzakelijk. Een helpdesk heeft zowel een functie bij het beantwoorden van vragen als bij het verhelpen van storingen.

Diverse opleidingen hebben sites ingericht om gebruikers te ondersteunen. Op zo’n site vindt de student hulpmiddelen voor en informatie over het portfolio en het portfoliogebruik, zoals handleidingen, sjablonen, voorbeelden en Frequently Asked Questions. Daarnaast kan de site hyperlinks bevatten naar het intranet van de opleiding, bijvoorbeeld een link naar informatie over de manier waarop het onderwijs is ingericht en een link naar competentie- of vaardighedenbeschrijvingen. Een voorbeeld van zo’n site is de portfolio-informatiesite van de Universiteit Utrecht.

Apparatuur

De beschikbaarheid van voldoende PC’s (of Mac’s!) en van verbindingen met het netwerk van de instelling, is een voor de hand liggende randvoorwaarde voor het werken aan en bekijken van een elektronisch portfolio. PC-privéprojecten en bijvoorbeeld laptopprojecten bieden studenten en medewerkers de mogelijkheid om ook thuis aan het portfolio te werken.

Minder voor de hand liggend is dat ook scanners en faciliteiten voor het digitaliseren van videomateriaal beschikbaar moeten zijn. Het ontbreken van voldoende scanners kan leiden tot frustraties bij studenten.

Software

In hoofdstuk 3 zijn we al uitgebreid ingegaan op de verschillende typen software die gebruikt kunnen worden voor het werken aan elektronische portfolio’s. De beschikbaarheid van die software bij studenten thuis is vaak een punt van aandacht (bijvoorbeeld Dreamweaver of recente versies van MS Word). Veel opleidingen maken dankbaar gebruik van de mogelijkheid om studenten goedkoop software te laten aanschaffen via http://www.surfspot.nl.

Beheer

Er dient voldoende ruimte beschikbaar te zijn om alle portfolio’s te bewaren. Afhankelijk van het type opleiding is er per portfolio meer of minder serverruimte nodig. De meeste opleidingen beginnen met 50 tot 100 mb per gebruiker en bouwen dat geleidelijk naar behoefte uit. Bij de aanschaf van de serverruimte zal hiermee rekening worden gehouden. Van de server zal ook regelmatig een back-up worden gemaakt.

Sommige portfolioprogrammatuur heeft een directe koppeling met de studentenadministratie of studentvolgsystemen. Het meest gebruikersvriendelijk voor de portfolio-eigenaar is dan om gebruik te maken van het bestaande account van de studenten en van de bijbehorende administratieve procedures voor het verstrekken van de username/password-combinatie. Als een student (tussentijds) van de opleiding vertrekt wordt dit geconstateerd en kan worden geïnformeerd naar de wensen met betrekking tot het portfolio, bijvoorbeeld verwijderen, voortzetten of meenemen.

Er zijn ook portfolio’s waarbij geen koppeling is met een administratie en waarbij alle studenten óf zichzelf aanmelden of er per student een account aangemaakt wordt door de portfoliobeheerder. In dat laatste geval kost het portfolio meer onderhoud (aanmaken, verstrekken username/password, opschonen).

Met betrekking tot de toegankelijkheid van het portfolio (lees- en schrijfrechten) zijn globaal drie aanpakken te onderscheiden. De keuze voor een van de alternatieven wordt onder andere bepaald door de mate waarin de instelling de privacy van gegevens (veiligheid/toegankelijkheid) kan waarborgen:

  • Het portfolio is alleen binnen de muren van de instelling beschikbaar voor wat betreft lezen/schrijven (door gebruiker) en lezen door derden (van de instelling). Er is één inlog voor het hele netwerk. Studenten kunnen in dit geval niet thuis in het portfolio werken, althans ze kunnen niet bij de server (uploaden van materialen naar portfolio). Ze kunnen uiteraard wel werken aan portfolio-inhouden en deze op een later moment vanuit de gebouwen van de instelling toevoegen aan het portfolio;
  • Het portfolio is vanuit huis toegankelijk. Lezen is mogelijk voor mensen van de eigen instelling mits zij leesrechten hebben gekregen. Schrijven/toevoegen van materiaal kan in principe alleen de door de gebruiker die beschikt over de betreffende username/password-combinatie. Een variant hierop is dat het portfolio vanuit huis toegankelijk is voor schrijven en toevoegen en dat gepubliceerd wordt op een webserver die voor iedereen via het internet toegankelijk is;
  • Een derde optie is dat gebruikers vanuit huis delen van het portfolio kunnen downloaden, de verbinding verbreken, off-line aan het portfolio werken en vervolgens – met verbinding - het materiaal uploaden naar de portfolio-server. Dit heeft niet zozeer te maken met de veiligheid, als wel met de kosten voor de gebruiker.

Daarnaast speelt de wens om praktijkbegeleiders en medestudenten bij de opleiding van de student te betrekken. Het portfolio moet dan extern beschikbaar zijn. In dat geval kan ook, via bijvoorbeeld leeromgevingen, plaats- en tijdonafhankelijk over het portfolio en de ontwikkeling van de student worden gediscussieerd. De verwachting is dat dit er toe zal leiden dat portfolio’s in de toekomst steeds vaker via portals of elektronische leeromgevingen zullen worden ontsloten.